Sunumlarımızı etkinleştirmek

SUNUMLARIMIZI ETKİNLEŞTİRMEK 

Göksel Altınışık Ergur

Pamukkale Üniversitesi Tıp Fakültesi

Göğüs Hastalıkları Anabilim Dalı

          ÖZET

        Bilgiyi başkalarına aktarmanın bir yolu, konuşmacı ve dinleyici olarak karşı karşıya gelindiği durumlarda o bilginin sunulmasıdır. Etkin bir sunum için, amacı baştan belirlemek gereklidir. Bu amaç da ancak dinleyici özelliklerini, bilgi ve deneyim düzeylerini, hatta beklentilerini bilmekle olasıdır. “Neden yazılı metin halinde verilmek yerine sunum yapılsın?” sorusunun yanıtındaki can alıcı nokta, karşılıklı etkileşimin zenginleştirici etkilerinden geçmektedir. Bu etkileşim, baştan itibaren dinleyicilerin ilgisinin çekilmesi, sunum boyunca korunması,  hedeflenen bilgilerin aktarılması ve anlaşılması, hatta kabul edilmesi, son ana dek izlenirliğin korunması ve iletişimin sağlandığına ilişkin doyumun karşılıklı olması demektir. Her konuşmacının kendi tarzında etkin sunumlar yapması olasıysa da sunumları başarısızlıktan koruyan genel geçer kurallar vardır. Ana hatları ile bu önerilerin bilinmesi, uygulanmaya özen gösterilmesi ve konuşmacının tarzına göre geliştirilmesi, sunumları etkinleştirmeye olanak sağlayacaktır.

            

“Bilgi ile iki şey yapılabilir: Kullanmak ve başkalarına aktarmak” denmektedir. Kullanmayı hepimiz, her günkü pratiğimizde, defalarca yapıyoruz. Peki, başkalarına aktarmak? Onun da çok farklı yöntemleri var. Bir doktor, her hastasına tanıyı açıklarken, tedavi önerilerini sıralarken bunu yapıyor örneğin. Her anne, yaşamla ilgili konularda çocuğunu bilgilendirirken ya da ona ödevinde yardım ederken bu aktarma işlevini yerine getiriyor. Öğretmenlerin işi zaten budur. Birbirini zenginleştirmeye odaklı dostluk ilişkileri bu etkinlik için vazgeçilmezdir. Ancak, aktarımın etkin bir biçimde yapılabilmesinin farkı da kolayca görülebilmektedir. Öyle ki, öğrenim yaşamımızda karşılaştığımız birçok öğretmenimizi geriye dönük değerlendirirken, bilgi düzeylerini ayrı, bildiklerini aktarma heveslerini ve becerilerini ayrı belirtiyoruz.

Etkin bir sunum için sunumu yapan kişinin, konunun, paylaşım ortamının ve dinleyenlerin etkisi vardır. Her bir etkeni ele almak ve neyin süreci olumluya yönelttiğini, neyin engeller inşa ettiğini bilmek sunumlarımızı hazırlarken çok yardımcı olacaktır.

ÖN HAZIRLIK

Konuşma için çağrıyı yapan kişi ya da kurumdan bazı ön bilgileri almak, hazırlığın etkin ve sonucun doyurucu olmasını sağlayacaktır. Bu doyum, çağrıyı yapan, sunumu yapan ve dinleyenler için geçerli olmalıdır. Hangi konuda ve hangi kapsamda bir konuşma yapmasının istendiğini net bir şekilde öğrenen kişi “Bu konuyu bir başkası değil de benim sunmam bir fark yaratabilir mi?” sorusunu kendisine yönelterek çağrıyı değerlendirmelidir. Hazırlanmak için yeterli zaman olup olmadığına, bu zamanın ayrılıp ayrılamayacağına da kesinlikle dikkat edilmelidir.  

Sunumu yapan kişi, kesinlikle konuya hâkim olmalıdır. Bu hem hevesle yaklaşmasını sağlayacak, hem özgüvenli bir sunum sayesinde olumlu etki oluşturacak, hem de gelebilecek sorular karşısında gerginliğini azaltacaktır. Kendisi konunun bütününe hâkim olsa da sunarken yapacağı en büyük yanlış, bildiklerinin hepsini karşısındakine aktarmaya çalışmasıdır. İyi bir düzenleme yapmak bu nedenle önemlidir. Dinleyicilerinin kimler olacağını önceden öğrenmeli, hem özelliklerini hem kısıtlılık oluşturabilecek yönlerini öğrenmeli, özellikle de beklenti ve amaçları üzerine araştırma yapmalı, düşünmeli, sahip olduğu bilgiyi bu elekten geçirmelidir. Yaptığı hazırlığı, uygun görsel ve işitsel araçlarla sunmak için de bu araçların kalitesi, sorunsuz aktarılması yine kendi sorumluluğunda olmak üzere hazırlıklar yapmalıdır.

Ne kadar özel ve özenli bir hazırlık yapılmış olursa olsun, dinleyenlerin ilgisi çekilerek aktarılmak istenen konuda yoğunlaştırılamadıkça sunum hedeflenen sonuca ulaşamaz. Özellikle sunum, hazırlayan kişinin de ilgi alanındaki bir konuysa, en yeni bilgileri kapsayacak şekilde zahmetli bir hazırlık yapılmışsa sunumda yer alması planlanan her bir bilgi, her ayrıntı anlatıcı için “biricik” olur. Bu durumda sadeleştirme yapılması gerçek bir kararlılık gerektirir.  Sunumu hazırlayan kişi, başlangıçta ortaya koyduğu amaca hizmet edecek bilgileri koruyup diğerlerini sunumundan ayıklamalıdır. Dinleyicilerin ilgi alanlarıyla, aktarılacak bilginin olası kullanım alanlarıyla ilişkilendirilen bilgiler daha çok ilgi çekecektir. Yaşamdan örnekler bu yönde yardım eder. “Dinleyicilerim kimler ve beni neden dinlesinler?” “Ben dinleyicilerimin yerinde olsam ne dinlemek isterdim?” “Bu konuda akıllara gelebilecek soruların başlıcaları nelerdir ve bu soruların en doyurucu yanıtları nelerdir?” gibi soruları temel alan bir hazırlığın etkin sunumun temelini oluşturacağı açıktır.

Hazırlığı tamamladıktan sonra eldeki seçilmiş bilgileri belli bir düzen içinde sunmak ayrı bir özen ister. Mantıksal bir sıra olmalıdır. Bunun için de bir “akış şeması” belirlenmesi önerilir. Yine önerilen, sunumun başında bu akış şemasının “sunum içeriği” olarak dinleyicilere aktarılmasıdır. Kendilerini neyin beklediğini, nasıl bir kapsamda, hatta ne kadar sürede sunulacaksa, kavramayı artırmak için hangi yöntemler kullanılacaksa bunları baştan öğrenmek dinleyenlerin ilgisini çektiği gibi kaygılarını da azaltacaktır. Bu sırada sunumda yer alacak konu başlıkları ile ilgili merak uyandırmak da yararlı olur. Böylece sunuma ilişkin beklentileri de hazırlık çerçevesi ile ortaklaştırmak olasıdır. Nasıl bir sunum akışı olacağı, hem sunulacak konuya, hem de sunumun amacına göre değişir. Karşılaştırmalı, zamansal sıralamalı akış bunlara birer örnektir. Sunumun amacına, konunun içeriğine, elde edilen malzemeye ve konunun nasıl aktarılacağına ilişkin farklı düzenlemeler kullanılarak kurgu yapılabilir. Net, izlenebilir bir iskelet üzerine bilgilerin yerleştirilmesi önemlidir. Sonuçta; etkili giriş, ana başlıklar halinde önbilgi, konunun seçilen mantıksal akış düzeni içinde verilmesi, özetleme ve etkili bir bitiriş olarak ele alınabilecek bir genel şablon yardımcı olabilir.

Sunum yapılırken belli bir heyecanın varlığı baştan kabullenilip bundan enerjik bir sunum yapabilmek için yararlanmalıdır. Duygular, bulaşıcıdır. Sunumu yapacak kişinin dozunda heyecanını ile birlikte ilgi ve hevesini aktarması sonucun etkin olmasına katkı sağlayacaktır. Kaygı ve telaş düzeyindeki heyecan ise “konuya hâkim”, “hevesle yaklaşan”, “paylaşıma hazır” ve “yetkin” izlenimlerini oluşturmanın önündeki en büyük engellerdendir. Üstüne bir de dağınık bir sunum yapılması, içerikte ne denli değerli bilgiler bulunsa da amaca ulaşmayı olanaksız kılar. Sunumu özgüvenle, planlandığı gibi gerçekleştirebilmenin en büyük güvencesi, olabildiğince çok sayıda, süre tutarak, hatta sağlanabilirse geri bildirim vermek üzere seçilmiş “pilot” dinleyiciler önünde provalar yapılmasıdır.

Sunumun yapılacağı ortamın fiziksel koşulları da çok önemlidir. Daha baştan, doğru salonlar ve sunumun tarzına uygun bir oturma düzeni seçilmeli, saptanan sorunların giderilmesi için uğraş verilmelidir. Düzeni belirlerken, sunum boyunca bütün dinleyicilerin konuşan kişiyi görebileceği ve sunumu yapanın da hepsi ile iletişimi kurabileceği, göz temasını koruyabileceği bir seçim yapılmalıdır. Slaytlara dönük bir anlatım, hele de uygun biçimde hazırlanmamış, kalabalık düz yazılar şeklindeki slaytları okuma tarzındaki bir sunumun amacına ulaşması olanaksızdır. Sınıf düzeninde yerleşim yapıldığında, en arka sırada olanların da duyacağı, göreceği, ilgiyle izlemeyi sürdüreceği bir sunum hedeflenmelidir. Katılımlı sunum için daha küçük gruplar, U düzeni benzeri özel yerleştirmeler seçilebilir.

                  SUNUM

            Hazırlık, işin en önemli, en çok zaman alan kısmı olmalıdır. Sonra da sunum, önceden belirlenmiş ve duyurulmuş sürede (20-30-45 dakika gibi) olup biter. Etkin olması bazı sunum becerilerinin etkin kullanılmasına bağlıdır. Yeterince hazırlık yapılması ve provalarla desteklenmesi heyecanın yenilmesinde önemlidir. Kaçınılmaz olan bu heyecanın adrenalini, enerjik bir sunum için kullanılabileceği gibi derin nefesler almak yoluyla kalbe kan dönüşünü azaltmak heyecanı yatıştırmaya ek katkı sağlayabilir. Bir kez konuşmaya başladıktan sonra, gerisi daha kolay gelecektir.

Sohbet havasındaki bir konuşma, ses tonlamaları ile dinleyicilerin ilgisinin canlı tutulması, dinleyenlerin duyarlılıklarına ters düşmeyecek anlatımların seçilmesi, sözlü aktarım yanında beden dili ve diğer sözsüz iletişim yöntemlerinin dikkate alınması dinleyicilerin konuşmayı izlemesini kolaylaştırır. Dikkatin en yoğun biçimde 10 dakika (en fazla 20 dakika) süre ile korunabileceği bilindiğine göre bu aralarla yeni başlangıçlar yapılması, örneklerle ya da konu ile ilgili bir mizah araçları ile ilginin yeniden toplanması önerilir. Sunum yapanın da dinleyenin de eğlendiği bir sunum, çok ender konu başlıkları dışında gerçekleştirilebilir.

Dinleyenlerin kişisel özellikleri, o andaki ruh durumları, beklentileri de sunumun etkinliği üzerinde önemli rol oynar. Beklentileri karşılanan, sunum yapan kişi ile uyumlu hedefler belirleyerek dinlemiş ya da başlangıçta çizilen çerçeveyi doyurucu bulan dinleyiciler ile sunumu bitirmek hedeflenmelidir. Sonunda her iki taraf da doyum hissi ile ortamdan ayrılacaktır. Dinleyenler de sözsüz geri bildirimler gönderirler. İlgi ile dinlediklerini ya da ilgilerinin kaybolduğunu çok kolay gösterirler. Hele de göz temasını korumak konusunda özen gösteren bir konuşmacı, bu işaretleri kaçırmayarak kendi anlatım şeklini, içeriğini, ses tonu ve konuşma şeklini ayarlayabilir.

Dinleyenlerin soru sormasına izin vermek, sunum öncesi bilgi düzeylerini belirlemeye, konunun anlaşılıp anlaşılmadığını ortaya koymaya, eksik kalan kısımların tamamlanmasına ve gelecek konuşmaları planlamaya olanak sağlar. Zaman zaman dinleyicilere yöneltilecek sorular da katılımlı bir sunum sağlayarak “etkin” hale getirir. Akıllarında sorularla ayrılan dinleyiciler, özellikle de sayıları fazla ise, sunumdaki etkinlik algısını azaltacaktır. Katkılar ve sorular için ayrılan bölümünün iyi yönetilmesi, değerlendirilmesi gerekir.  Soru ve katkılara verilecek tepki de önemlidir. İçten, bilmediğini gizlemeye çalışmayan (genel olarak konuya hâkim olan kişinin bilmediği çok fazla soru olmaması beklense de), katkı ve soruların değerli olduğunu hissettiren bir tavır önerilmektedir. Böylece, katılımın sürmesi de desteklenir. Yanıtların yalnızca soruyu sorana değil bütün dinleyicilere verilmesi sayesinde kopmaların önlenmesi, sunumla kapsanamayan noktaların herkes için aydınlatılması sağlanabilir.  

 Bütün özen ve uğraşa karşın, uzak belleğe aktarılabilen bilginin, anlatılanların %10’u olduğu belirtilmektedir. Sunumu tamamlamadan önce özetleme yapılması bu nedenle gereklidir. Özet yapmanın da birçok yöntemi olabilir. Dinleyici sayısına, özelliklerine uygun bir yöntem belirlenmesi için mutlaka önceden üzerinde düşünülmeli, özet bölümü için de ayrı hazırlık yapılmalıdır. Örneğin; dinleyicilerin akıllarında kalanlardan birer tümce söylemesi gibi bir yöntem grubun bitişe aktif olarak erişmesine, sunumun özet şeklinde kapsanmasına yardımcı olabilir. Bazen yanıtı, sunumda aktarılanlarla bulunabilecek bir soru sormak, bir sorun tanımlayarak çözümünü sormak gibi yöntemler olabileceği gibi bazen son bir kaç slaytta konunun ana hatları yeniden belirtilir.

Özetlemenin yalnızca sunumun sonunda yapılması zorunluluğu yoktur. Akış içinde de yer yer farklı tarzlarda özet bilgi verilmesi, yinelemeler yapılması öğrenmeyi, bilginin uzak belleğe aktarılmasını sağlayacaktır. “Tekrar öğrenmeyi artırır”

Etkin olarak nitelenebilecek bir sunumda, konuşmacının slayt değiştirdikten sonra “bitti” ya da “son slaytmış bu” demesinin kabul edilemeyeceği açıktır. Nasıl ki etkili, dikkati toplayıcı, buz kırıcı bir giriş tasarlanması, sunum hazırlığının bir parçasıysa, son söz olarak söylenecekler de akılda kalıcılık sağlayacak nitelikte önceden hazırlanmalı, hedeflenen duyguyu yükseltecek ve dinleyenlerin olabildiğince büyük çoğunluğunda bu duyguyu oluşturacak nitelikte olmalıdır.

Özetle; heves duyduğumuz ya da bu hevesi uyandırmak için kendimize gerekçeler bulduğumuz bir konuda, bütünüyle hâkim olmamızı sağlayacak ve güncel bilgiyi içeren kapsamlı bir hazırlığın ardından, herşeyi kapsama hatasına düşmeden, dinleyicilerin özelliklerine uygun amaç belirleyip aktarılacak bilgileri bir düzen içine yerleştirmekle başlanmalıdır. Sonrasında da ilgiyi toplayacak bir başlangıçla, konuşma hızı, ses tonu, göz teması ve sözsüz iletişim yöntemlerini de kullanarak, yer yer yinelemeler ve sonunda özetlemeler yaptığımız, etkili bir bitişle tamamladığımız bir sunumu, dinleyicilerimizi dinleyerek, eğlenip eğlendirerek gerçekleştirebilmemiz olasıdır.

Her konuşmacı, kendi tarzını oluşturup özgünlüğünü ortaya koyacağı sunumları için yalnızca “yaratıcılığı” ile sınırlıdır. Yeter ki “sunumu etkinleştirmek” kaygısını taşısın.

©Göksel Altınışık Ergur

yayınlanma tarihi: 21.3.2018